¿Cómo ser Multifuncional?: El Reto de los Ejecutivos en la Era de la Información

Un ejemplo simple de ser multifuncional a nivel personal, es el hecho de conducir un automóvil mientras se habla por teléfono. La mayoría de nosotros lo hacemos de manera cotidiana, sin saber que esto puede tener consecuencias fatales. Existen estudios que afirman que el cerebro sólo tiene cierta capacidad limitada para funciones o tareas múltiples. Una llamada sencilla con preguntas y respuestas concretas puede no distraer en demasía al conductor, pero si la conversación se torna emotiva o incita a la persona a tomar una decisión de algún tipo, ésta distrae la atención de la función de conducir y puede provocar un accidente.

Tradicionalmente, las personas se enfocaban a un número de tareas muy concretas. Sin embargo, en la actualidad, a nivel ejecutivo y gerencial, el avance lo determina la capacidad de manejar muchas responsabilidades de manera eficiente. A lo que se suma la tendencia de las compañías de integrar las actividades del personal, que se ha despedido, a las que tienen los empleados que continúan laborando. Para mantener las operaciones normales, las personas deben contar con procesos de aprendizaje y adaptación rápidos.

En el trabajo, es normal que recibamos toneladas de correos electrónicos y que tratemos de responderlos, al mismo tiempo que hablamos por teléfono con un cliente, que enviamos solicitudes o aprobaciones de servicios a nivel interno, que además estemos preparando la presentación de resultados del mes, mientras buscamos información relevante (tal vez solicitada por el cliente) a través de Internet.

A esto podemos sumar los localizadores personales y los celulares, la mensajería instantánea y además responder a nuestro compañero de trabajo a nuestro jefe o atender una pequeña junta.

A las generaciones anteriores les hubiera parecido una locura poder mantener el foco en medio de tantas tareas, información y dispositivos. Si bien es cierto que la tecnología nos ayuda a lograr más cosas en menos tiempo, comunicarnos y obtener respuestas en tiempo real, si no son bien administradas pueden hacer que nos llevemos el doble o el triple de tiempo haciendo cosas muy sencillas.

Ser multifuncional requiere un alto grado de organización. Es imperativo conocer los objetivos a nivel trabajo y las metas que se quieren alcanzar a nivel personal. Saber lo que se espera de uno, en el trabajo, es primordial para saber qué pasos tomar. Otro aspecto interesante es saber calcular el tiempo que nos toma completar cada tarea. Para esto, es necesario establecer prioridades, separando lo urgente de lo importante.

Existen ejecutivos que manejan continentes enteros dentro de sus responsabilidades, sin embargo, al tener un manejo adecuado de prioridades y de responsables pueden cumplir con sus tareas. Esto implica saber delegar. El éxito de estos profesionistas se basa en contar con un equipo que a su vez está realizando múltiples tareas de manera eficiente.

Mucha gente piensa que para ser multifuncional se necesita algún don especial o nacer así. Contrariamente a lo que se cree, ser multifuncional se basa en aprender cómo organizarse. Si bien, el cerebro tiene una capacidad limitada de manejar varias tareas, se ha comprobado que una vez que se domina un proceso o una actividad, se acelera la ejecución y se pueden integrar otras cosas a la lista. Los consejos básicos para iniciar el proceso de organización son los siguientes:

1. Conozca las metas y objetivos tanto a nivel personal como individual. Si le es difícil plantearse metas a nivel mensual, semestral o anual, establezca objetivos por semana o diario. El manejo de una agenda (no tiene que ser electrónica) con las actividades a realizar por orden de importancia puede ayudarle a monitorear sus avances. Puede utilizar herramientas como sus agendas en la computadora, calendarios de papel con espacio para anotar las tareas, etc. Así, si una tarea no fue completada en la fecha, se recorre al día siguiente y se establecen fechas límites para su realización. Es importante conocer lo que sus superiores o la empresa espera de usted, esto le ayudará a plantearse objetivos a corto plazo.
2. Lleve registro de sus avances. Lo que permitirá que conozca el estado de todas sus tareas y le permitirá dar a conocerlo a sus superiores.
3. Establezca Prioridades. Es esencial definir lo que es importante vs. lo que es urgente. Procure dedicar tiempos dentro del día para contestar lo urgente, correos electrónicos, etc., sin perder de vista lo que es importante. Aproveche la tecnología como el correo electrónico para dar salida a cosas urgentes. Maneje alarmas dentro de su PDA o su computadora que le permitan recordar las actividades que necesite concluir.
4. Elimine las Distracciones. Si apenas está desarrollando la habilidad de ser multifuncional y requiere terminar algo muy importante, elimine las distracciones por un rato, como el correo electrónico o el teléfono celular o pida que no le pasen llamadas o que le dejen recado. Sin embargo, no se debe realizar por un tiempo muy largo porque esto puede provocar que se le acumulen más pendientes. Sea eficiente en sus tiempos, si define que terminará el trabajo en 1 hora, dedique ese tiempo exclusivamente a concluir su tarea, pero sin dejar que 1 hora se conviertan en 8.
5. Aplique estos conceptos a su vida personal. Establezca metas, tareas y tiempos, pero cúmplalos. Recuerde que es importante poner atención en nuestras necesidades personales para llevar una vida laboral sana. Procure descansar, comer adecuadamente y dejar los pendientes anotados para que estos no lo despierten en medio de la noche. Aplicar los consejos anteriores de mantener avances y fechas, le permitirán dormir tranquilo.
6. No se llene de papeles. Lo más común es guardar papeles y papeles de pendientes. Llévelos a cabo y deshágase de lo que no sirve. Esto aplica por su puesto a su bandeja de correo electrónico.
7. Si tiene tiempos muertos, aprovéchelos. Si se encuentra en una fila, esperando a que el cliente lo reciba, etc., aproveche el tiempo para hacer llamadas, ordenar sus cuentas, balancear su chequera, confirmar, citas, etc.

El cerebro es selectivo con la cantidad de información que recibimos actualmente, por lo que es mejor mantener un equilibrio para no perder de vista lo que es importante tanto a nivel personal como a nivel profesional. 

**Colaboración Especial de: Lic. Ana Beatriz Valezzi., egresada de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación de la Universidad Anáhuac; con especialidad en Publicidad y Producción de Televisión y un posgrado en Administración y Recursos Humanos y con experiencia de más de 10 años en el campo de Comunicación, Publicidad, Mercadotecnia y Relaciones Públicas, basado en el artículo de los Drs. Rosen y Weil TechnoStress; México 2002.

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