Existen algunos pasos relativamente fáciles para convertir las reuniones de consumidoras de tiempo a aprovechadoras de tiempo.

Tenga una agenda

Cuando las agendas se distribuyen con anticipación, los participantes tienen tiempo suficiente para preparar y poner sobre la mesa temas, pensamientos y sugerencias de calidad. Esto es particularmente importante para las personas a quienes les gusta meditar antes de hablar, y cuyo estilo personal de comunicación es diferente al estilo de aquellos que no tienen pelos en la lengua para decir lo que piensan, de aquellos que les gusta meter el desorden, y de los que hablan todos al mismo tiempo.

Empiece y termine a tiempo

Desarrolle reputación de puntualidad. Al empezar tarde se castiga a quienes llegan a tiempo. No resuma para los que llegan retrasados. Tomar tiempo extra para repetir lo que ya se trató, mata el incentivo para que la gente llegue a tiempo. Termine conforme a lo programado, y si algún asunto queda sin resolver, prográmelo para la siguiente reunión o pida permiso para extenderse un tiempo especificado. Recuerde, con frecuencia los participantes tienen otros compromisos ya programados para después de la reunión.

Decidir o diferir

Hay muchos tipos de reuniones -desde procedimientos parlamentarios extremadamente formales hasta totalmente informales, con cuatro personas reunidas para "platicar sobre cosas" -. No importa a qué tipo de reunión convoque o asista, siempre debe lograrse su objetivo.

Una de las quejas más comunes es que se pierde demasiado tiempo cuando la conversación se desvía a temas tangenciales. Muchas veces salirse del tema es cuestión de simple distracción, pero ¿qué debe hacer cuando lo tangencial es un tema tan importante que necesita discutirse? En esos casos, recuerde que sigue siendo un tema tangencial de la agenda regular, y que se encuentra en un punto de decisión. ¿Desea cambiar la agenda para tratar un tema nuevo, o debe dejarse pendiente para discutirse en la siguiente reunión?

Es responsabilidad del líder llamar la atención a estas situaciones de manera oportuna y asegurar que se tome una decisión para evitar que las disgresiones se conviertan en una norma.

Es fácil que las personas extrovertidas o muy platicadoras dominen las reuniones, y que frecuentemente excluyan, de manera no intencional, a los miembros más callados. Si la reunión se convoca para obtener las ideas de todos, es muy importante que todos participen de una u otra manera.

Esté alerta de la interacción que se está llevando a cabo

Pida regularmente los comentarios de aquellos que no han expresado sus ideas. Igual que un policía que dirige el tráfico, el líder necesita detener el flujo de carros de un lado para permitir que los del otro lado pasen. Pida a los extrovertidos que esperen un momento para plantear sus ideas y pídale a alguien más que dé su opinión.

Para aquellos que no se sienten cómodos participando en grupos grandes, el tener la agenda con anticipación les da la oportunidad de proporcionar comentarios y retroalimentación de manera privada, vía e-mail, memo o de alguna otra manera.

El silencio puede ser algunas veces el reflejo de un estilo personal, porque no se sienten a gusto cuando tienen que hablar en grupo, están roncos, o simplemente por no tener nada convincente qué decir. Asegúrese de alentar una respuesta, pero no fuerce una respuesta.

Haga un sumario (minuta) de las decisiones y de los pasos a seguir

No hay nada más frustrante que sentarse en una reunión cuando se discute una decisión ya hecha en una ocasión anterior, pero que nadie recuerda. Regresar a temas ya discutidos es común en casos en los que las reuniones realmente no terminan. La gente puede retirarse, pero no hay un proceso para capturar las decisiones.

Una buena forma de concluir una reunión es que el líder resuma los acuerdos, repita asignaciones y responsabilidades, y presente los temas de la siguiente agenda. Si a esto se le añade distribuir un memorándum breve entre los que asistieron a la junta así como a todos los que puedan estar interesados, es menos probable que se olviden las decisiones y fechas límite.

**Colaboración Especial de: Humberto Mora Cortés, consultor especializado en Relaciones Públicas y Comunicación; México 2002.

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