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Arte de Comunicarse Efectivamente Presenting Solutions puede proporcionarle el equipo para hacer buenas presentaciones. Otras fuentes pueden proporcionarle información para la presentación. Otras más pueden escribirle la presentación (o lo puede hacer usted mismo.) Depende de USTED aprovechar todo esto y convertirlo en una presentación excelente y efectiva. Tal vez esta sección le ayude a hacer esa presentación un poco mejor o le ayude a simplificar su preparación. ¡Inténtelo! "¡De qué se trata esta sección!" Hay
que plagiar sólo lo mejor de lo mejor
Volver al índice ________________-----------__________ Siguiente Tip La Estructura de una Presentación 1.- La Regla de Dígales : Dígales lo que va a decirles, Dígaselos, y después Dígales lo que les dijo. Traducción: Empiece con una introducción; incluyendo una "agenda" o serie de metas para la presentación, proporcione el contenido, la información, y resuma la presentación. 2.- Lo Último es Primero : La diapositiva
del Resumen / Conclusión Un "hecho" investigado respecto a las presentaciones y que ha estado circulando por algún tiempo es que la mayoría de las personas que asisten a una plática no "recordarán" más de cinco puntos clave. Lo que aún no ha sido confirmado es ¿cuáles son esos puntos clave? Desde el punto de vista ideal, el presentador debe tener una lista de los cinco puntos/conceptos/hechos más importantes que deben recordarse. Los asistentes deben escribir los cinco que recuerdan. 3.- Ahora bien,
¿cuál es la correlación? O sus oyentes recuerdan puntos sin importancia y no captan sus ideas clave. Suficientemente serio es el hecho que sólo recuerden 5 puntos, mi teoría al respecto es que usted y ellos no consideran importantes las mismas cosas -- ¿Qué pasa si ellos recuerdan sólo un punto que usted considera importante? ¿Qué hacer para que sus oyentes recuerden lo que a usted le interesa que recuerden? Si tomamos lo anterior como una verdad, ¿Qué impacto debe tener para crear una presentación efectiva?. ¡Empiece con la Última Diapositiva! Correcto, cuando esté listo para preparar su presentación, olvídese por un minuto de los detalles, olvídese de la organización de la presentación, en vez de ello: ¡Prepare primero la diapositiva de su conclusión o resumen! Debe enfatizar los puntos más importantes que piensa cubrir. Una vez que haya visualizado esos puntos, es relativamente fácil construir su presentación alrededor de ellos. Curiosamente, regresamos a la regla de dígales. Aún la gente más brillante de su audiencia puede necesitar ayuda para decidir cuáles son los puntos que usted considera más importantes. ¡Ayúdeles! Volver al índice ________________________________________------___ Siguiente Tip
1.- KISS - Keep It Simple Stupid
(No se quiebre la cabeza, entre más sencillo mejor) 2.-
Ensayando la Presentación 3.-
No memorice 4.-
Use sus notas con moderación. 5.-
Vístase para el éxito. 6.-
Marque su propio ritmo - no hable demasiado rápido ni demasiado lento. 7.-
Las Herramientas de la Presentación "CREANDO MATERIALES
DE APOYO Varios de los asistentes regresaron a sus organizaciones. Fueron a informarles a sus jefes, después de dos preguntas fue evidente que habían entendido el concepto. Infortunadamente, también fue evidente que no tenían los detalles. ¿Por qué? Por falta de documentos/folletos. Cuando todas las demás piezas del rompecabezas están en su lugar, no limite la fuerza de su mensaje, proporcione los materiales de apoyo correspondientes. ¡Es
el momento de hablar! -Sobre el Miedo y la Muerte El Público Desnudo.- Se ha dicho que la mayoría de la gente, incluyendo a muchos grandes ejecutivos, le tienen más miedo a dar una plática ante un grupo grande que miedo a la muerte misma. Si usted es así de nervioso cuando se trata de hacer una presentación, una vieja técnica que hemos escuchado antes es: Salga, vea a su alrededor, cierre sus ojos por un momento e imagínese a la gente que está en la primera fila ya sea desnuda o en ropa interior (dependiendo de sus principios morales). De cualquier manera, se dice que tiene un efecto relajante, casi humorístico. La persona que dijo "no hay nada que temer, excepto al temor mismo" nunca se ha visto a la mitad de una presentación frente a una computadora que falla, las diapositivas regadas en el suelo, el carrusel de las diapositivas atorado &. Elija una o dos personas que pueda ver fácilmente y "diríjase" a ellas. Ah, pero asegúrese de observar a las demás, pero concéntrese en sólo unas cuantas. Esto puede que sea o no sea una manera de resolver su "audienciafobia" pero lo mantendrá en contacto con su audiencia y le proporcionará algo de retroalimentación. -Su
lugar como Presentador 1.- Vea de frente a su audiencia 2.- Observe a sus oyentes 3.- Haga contacto visual - no se mueva alrededor del salón, no vea hacia abajo. El moverse alrededor del salón puede ser signo de nerviosismo, en tanto que mirar hacia abajo, puede ser interpretado como "está tratando de recordar lo que sigue". (Recuerde --usted es el orador - se supone que usted sabe). 4.- Haga a un lado a la computadora - es decir - no se esconda detrás de ella. Obtenga un mouse remoto y regrese al frente del grupo, adonde usted debe estar como presentador, líder, moderador y comunicador. -Diferir
las preguntas, dar seguimiento En caso de diferir alguna pregunta: Cumpla lo prometido. A la larga nada dañará más su credibilidad que el hecho de no cumplir con su palabra. Midiendo a su Audiencia Indicadores: ¡si alguien ronca, es realmente una muy mala señal! Hemos sugerido que enfoque su plática a unas cuantas personas de su audiencia. ¿Están atentas? ¿Qué puede captar de su lenguaje corporal - están inquietas o viendo constantemente la hora? ¿Están tomando notas? ¿Se están durmiendo? En serio, depende de usted tomar nota sobre qué partes de su presentación están logrando un impacto y cuáles se van al limbo. La tecnología calma los nervios: Estamos en los años noventa, tiene una laptop y un proyector. En los últimos años los productos para presentaciones han logrado avances gigantescos. Por ejemplo, los proyectores actuales han tenido una evolución en los últimos dos años por lo menos igual que las computadoras en los últimos cinco. Con las grandes mejoras en capacidades, todo mundo espera más de usted y de su presentación. Como ya hemos dicho en muchas ocasiones, los cambios son tan rápidos que usted tiene que Dirigir, Imitar, o Salirse del Juego. "La última vez el público pensó que mis diapositivas eran sensacionales (1998)" -Presentaciones: El Estado de Confusión o "la presentación es hasta mañana" "Me costó trabajo dormir en el avión, con una PC sobre mis piernas." En pocas palabras: NO ESPERE HASTA EL ÚLTIMO MINUTO PARA TRABAJAR SOBRE SU PRESENTACIÓN. Todos sabemos que pocas presentaciones están realmente terminadas y "listas" inclusive unos cuantos días antes de la presentación. Esto sucede aún cuando tengamos las mejores intenciones. Empiece su presentación lo antes posible. Estará haciéndole cambios a última hora de todas maneras. No sea ingenuo, el éxito depende del conocimiento, no de las gráficas Este concepto tal vez sea un corolario del concepto KISS: El propósito de su presentación es comunicar ideas e información, no deslumbrar a la gente con gráficas sofisticadas. Usted quiere que al terminar la sesión, la audiencia salga discutiendo sus ideas, no comentando las gráficas o los efectos especiales, etc.
-Su presentación logra concientizar: o ¿Cómo impresionar? Alternativa: No logra concientizar a su audiencia Si tiene que hacerlo de nuevo y de nuevo.- Usted ya desarrolló el contenido, siguió todas las reglas, todo lo que tiene que tener en la presentación está allí - dirección, enfoque, información, apoyo. Ahora ¿qué agregar para hacerla mejor? Entusiasmo.- Nada le ayudará más a su presentación que comunicarse con pasión y confianza. No tiene que ser una predicación evangélica "¿CREEN ustedes? - YO CREO," pero la audiencia reconocerá su creencia y confianza, y esto añadirá credibilidad a su mensaje. El poder del lenguaje.- Las palabras que seleccione tendrán un impacto dramático en la reacción de sus audiencias -tanto de sus ideas como de su efectividad como presentador. Su procesador de palabras tiene un diccionario - aprenda cómo usarlo - efectivamente. Use las palabras "poder" y "mando" para obtener la atención de sus audiencias para dar la impresión de confianza y competencia. Unos cuantos ejemplos: En vez de "yo creo que estarán de acuerdo" intente usar "estoy cierto de que estarán de acuerdo". "Espero que consideren" en vez de "yo recomiendo que ustedes consideren". Diríjase a su audiencia en segunda persona. La palabra "ustedes" es muy poderosa, en general las audiencias reaccionan mucho mejor cuando se les habla en segunda y no en tercera persona como "ellos". "Como participantes, ustedes se beneficiarán &." en vez de "los participantes se beneficiarán &." No sólo debe poner a trabajar un diccionario para encontrar "mejores" palabras con más impacto, pero también para evitar el uso excesivo de la misma palabra una y otra vez. (A través de este sitio de la web hemos sufrido el uso excesivo de las palabras necesidad, requerimiento, y solución, inclusive con el diccionario hemos disfrutado poco alivio, pero probablemente hemos reducido el uso de la palabra "necesario" en un 50%.) Por otro lado, "requerimiento" y "requisito" tienen un impacto más poderoso. Humor.- La cantidad adecuada de humor - usada razonablemente, puede llevar a crear rapport con su audiencia, y mantenerla interesada y atenta. Como regla general, no cuente chistes por respeto a su público, ponga el sentido del humor en donde mejor convenga, con relación a un punto, o durante un receso entre secciones. Pequeñas dosis de humor o un comentario irreverente de vez en vez puede hacer milagros para darle vida a su presentación. Recuerde, una audiencia soñolienta recuerda muy poco. ¡No tiente a su suerte! El ensayar su presentación frente a personas es una muy buena manera de poner a prueba la "aceptabilidad" de su humor. Citas.- Las citas apropiadas pueden tener un fuerte impacto en su audiencia. No siempre es posible encontrar citas que estén directamente relacionadas con su presentación, pero sí es fácil encontrar una serie de citas que complementen o promuevan conceptos que son parte de su presentación. A un presentador que conozco que está en el negocio de mercadotecnia de multi-niveles, le gusta citar a una serie de "visionarios" de la computación, incluyendo a Thomas Watson (IBM), Ken Olson (DEC), Bill Gates (Microsoft) & &. Estas
citas son de hace muchos años: Con la menor credibilidad que pueda percibirse que tenga gran parte de la mercadotecnia de multi-niveles, todas estas citas que están "muy lejos de la realidad" proporcionan una historia de cautela que nos dice que las percepciones no son siempre ciertas. Todavía mejor, después de las primeras dos o tres citas, la audiencia está "esperando" más -porque están teniendo gran impacto en la audiencia. Resultado: ¡Haga que sus Citas sean relevantes -- e interesantes! ¿Cuál es la diferencia entre su audiencia y un elefante? ¡El elefante nunca olvida - la audiencia ocasionalmente recuerda! -El Arte de la Regla de Cinco (Cinco recordatorios de presentación en cinco categorías) 1.-Cinco cosas que deben hacerse: Ensayar
2.-Cinco cosas que deben hacer sus oyentes
3.-Cinco cosas que debe hacer al terminar
**Colaboración Especial de: Lic. Angel Sánchez, egresado de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicación; México 2002. |
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