Tips para un Comunicado de Prensa Eficaz

Un Comunicado o Boletín de Prensa se utiliza para informar a los medios sobre algún acontecimiento específico con el fin de ser publicado en algún medio de comunicación. Hoy día es común que los periodistas tengan saturados sus correos electrónicos de éstos, por ser el medio más común de informarlos. Esto indica que la competencia es mucha y el hecho de enviar un Comunicado no le asegura que será publicado, existen algunas razones como el exceso de información en sus mails, el que la información sea poco noticiosa o porque sea imprecisa, en ocasiones porque es falsa o es publicidad encubierta, y otras veces por falta de espacio. Para ser tomado en cuenta por los periodistas se deben cuidar algunos puntos.

1. El tema: Éste debe ser atractivo, importante, infrecuente, de interés humano, actual. Antes que otra cosa se debe definir el público al que irá dirigido y el objetivo del mismo, se deben considerar estas preguntas:

• ¿Cuál es el público al que quiere llegar?
• ¿Qué es lo que buscan los lectores y qué les está dando el comunicado?
• ¿Qué proporciona el comunicado: información importante o simplemente otra oferta?
• ¿Cuál es el apoyo o justificación para la información del comunicado?
• ¿Cuál es el tono del comunicado?
• ¿Usted es consciente de posibles temas que debe evitar?
• ¿Qué espera alcanzar con el comunicado: Un aumento en las ventas, difundir información o ambos?

  Es necesario que responda a las seis preguntas principales: ¿qué?, ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Cuándo? ¿Dónde?, ¿Por qué?. A estas seis cuestiones se puede añadir una más: ¿Para qué?. También se tiene que determinar qué es lo que un periodista considera importante para su publicación. La primera pregunta que se hace un periodista al recibir un comunicado es si el artículo es realmente interesante. El periodista analiza si sus lectores encontrarán interesante la información ya sea porque les afecta, porque es novedosa, actual, notoria, importante, etc.

2. El contenido: Es recomendable que solo se plasmen de 4 a 5 ideas, incluir testimoniales lo hace más interesante, explicar los hechos sin emitir juicios, resumir y simplificar hechos principales sin modificar el mensaje, el lenguaje debe ser adecuado al público habitual del medio de comunicación y se debe hablar en tercera persona. Identificar claramente a los personajes, instituciones y empresas, en caso de mencionar a personas hay que dar su nombre completo y citar su cargo. Evitar la utilización de las siglas, cuidar la repetición de palabras. Tener siempre presente que en ocasiones el periodista tiene que resumir, por lo que probablemente suprimirá el último o últimos párrafos, lo que hace necesario el editar en los primeros párrafos la noticia. Procurar que el comunicado sea de máximo dos páginas. Las frases deben ser corta; sujeto, verbo y predicado son la regla de oro.
3. El título: Un buen título es aquel que invita a leer la noticia, en ocasiones si éste no es atractivo es probable que no sea leído el Comunicado. Su función es anunciar y resumir la información tratada a continuación. Es aconsejable que su contenido no sea mayor a diez palabras, el verbo debe ir conjugado en tiempo presente o futuro, ser positivo y afirmativo.
4. La presentación: Actualmente la mayoría de los Comunicados son elaborados en algún programa de computadora, los aspectos a cuidar son el tipo y tamaño de letra. Un buen tamaño de letra es 10 ó 12 puntos para el texto y 14 ó 16 para el título, dependiendo del tipo que se utilice. Procurar usar un tipo de letra legible, en ocasiones por hacerlo diferente se utilizan tipos de letra poco entendibles y eso lo único que puede provocar es que el Comunicado no sea leído. Espacio y medio o doble espacio hace también que se pueda leer con claridad. Para televisión es recomendable el proporcionar también imágenes en formato VHS.
5. El envío: Antes de enviar el Comunicado es necesario revisarlo para asegurar que no contenga algún error ortográfico o peor aún información incorrecta. El realizar una revisión de los destinatarios ayuda mucho a no enviar múltiples veces a la misma persona. Es correcto que la información sea enviada a medios y periodistas que se interesen en el tema que se trata en el documento. Es irrelevante el enviar la información a todos los medios aún sabiendo que no tratan temas relacionados con el del Comunicado, es posible que la única respuesta que recibamos sea de enojo y esto nos cierre las puertas para futuros envíos. El envío deberá realizarse en la fecha que se desea ser publicado. No es recomendable, aunque se notifique, el enviar los Comunicados con mucha anticipación o antes de que se realice el anuncio de algo. La causa es que no podemos controlar el día de su publicación y esto puede causar problemas posteriores.
6. Post-envío: Es importante guardar siempre el Comunicado tal cual se envía porque en ocasiones si éste no es recibido se debe volver a enviar. El corroborar, a través de una llamada telefónica, el que el documento fue recibido ayuda a identificar si los periodistas requieren más información. Para comprobar su publicación es necesario leer la prensa, en caso de ser algún medio electrónico verlo o escucharlo. Agradecer su publicación ocasionalmente, permite el tener las puertas abiertas con el medio.

Recuerde que de estos aspectos depende que nuestra noticia sea difundida o no y que nuestras empresas sean cada vez más conocidas. Es importante el recordar que en un inicio cuesta trabajo el ser publicados porque no sé conoce a la empresa, pero de los Comunicados e información complementaria depende que los periodistas conozcan de ella y este conocimiento lo transmitan a sus lectores. Además hay que recordar que después de que una historia importante es conocida, los medios buscan historias relacionadas para darle continuidad al asunto frente a sus audiencias.

**Colaboración Especial de: Lic. Karina Barrios Zaldívar egresada de la Licenciatura en Ciencias de la Comunicación por el I.T.E.S.M. Campus Estado de México. Apoyado en los artículos: ¿Cómo elaborar comunicados de prensa eficaces? de Kevin Nunley y El perfil del nuevo profesional de la comunicación pasa por personas capaces de sintetizar los flujos de información para devolverlos a la audiencia una vez sintetizados, indexados y referenciados" de Luis Ángel Fernández Hermana, Director de Enredando.com, México 2002.

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