La Importancia del Seguimiento en el Proceso de Ventas

Durante el proceso de ventas, ya sea de productos o servicios (y más aún en el área de servicios, por la intangibilidad de los mismos), el departamento de ventas debe tener como principal función planear, ejecutar y controlar las actividades generales del proceso, por lo que se debe dar seguimiento y control continuo a sus actividades. A pesar de esas necesidades, muchas empresas tienen procesos de control inadecuados. Las pequeñas empresas tienen menos controles que las grandes, éstas últimas realizan un trabajo más eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas para medir la eficiencia de ventas.

Menos de la mitad de las compañías conocen las utilidades de sus productos o servicios individuales. Una tercera parte de las empresas no tienen procesos regulados de revisión para localizar y eliminar productos o servicios débiles o sin diferenciadores ante sus competidores. Por otra parte, casi la mitad de las compañías no consigue comparar sus precios con los de la competencia, analizar las causas de un fracaso en la venta de servicios y más aún, la capacidad de analizar el porqué eligieron a la competencia en la contratación de servicios o productos similares.

Misión del Negocio

Las metas de cualquier empresa u organización deben derivarse de su misión. Las organizaciones de mayor éxito establecen sus misiones por escrito. La misión es un punto de vista, o visión, a largo plazo de aquello en lo que la organización desea convertirse. Cuando una organización decide sobre su misión, en realidad responde dos preguntas: ¿Cuál es nuestro negocio? y ¿cuál debería ser nuestro negocio?. Aunque estas parecen ser muy simples, de hecho son dos de las preguntas más difíciles, aunque más importantes, que cualquier empresa puede responder.

Ahora bien, ¿qué tiene que ver la misión con el seguimiento de las ventas? La misión constituye la regla con la que se va a medir si la empresa está cumpliendo o no con sus objetivos. Cuando una empresa pierde de vista su misión es posible que desvirtúe sus objetivos y en muchos casos vaya directo al fracaso, o por lo menos el producto o servicio en cuestión. Por esto resulta imprescindible la declaración de la misión de manera clara y sencilla.

Por otra parte, de vez en cuando las compañías necesitan llevar a cabo una revisión de sus objetivos y por ende, cómo se cumplen estos a través de sus ventas y su participación de mercado. Las ventas constituyen un área en la que la rápida obsolescencia de los objetivos, políticas, estrategias y programas es una posibilidad constante. Cada compañía debe evaluar con regularidad su enfoque estratégico hacia el mercado.

El seguimiento en ventas no sólo se debe dar cuando hay resultados negativos

Normalmente, el seguimiento al proceso de ventas se inicia sólo después de que las mismas bajan, cae la moral del personal o en la empresa han surgido problemas financieros. Por irónico que parezca, las compañías entran en crisis por que no revisan sus operaciones de ventas durante las épocas de “vacas gordas”. Un seguimiento al proceso de ventas periódica puede beneficiar a las compañías. El seguimiento debe iniciar con una junta entre los ejecutivos de las compañías para llegar a un acuerdo acerca de los objetivos, se prepara cuidadosamente un plan detallado respecto a quien debe entrevistarse, las preguntas que deben realizare, el tiempo y lugar de contacto.

Muchas compañías no conocen en realidad la forma en que son percibidos por sus clientes y tampoco comprenden a cabalidad las necesidades de los clientes y los juicios de valor.

Cuando culmina la etapa de recopilación de datos el auditor de ventas presenta los hallazgos y recomendaciones más importantes. Un aspecto valioso del seguimiento de ventas es el proceso por el que pasan los gerentes para asimilar, discutir y desarrollar nuevos conceptos, relativos a la acción de ventas que se necesitan. El control de las ventas es la secuela natural a la planeación, organización e instrumentación de las mismas.

**Colaboración Especial de: Lic. Alejandro Martínez, licenciado en Ciencias y Técnicas de la Comunicación por la Universidad del Tepeyac, basado en los libros “Marketing: Conceptos y Estrategias” de Pride W. Y Ferrell O, por la editorial McGraw Hill, México, 1997 y “El gran giro de la Mercadotecnia” de Rapp S. Collins, por la editorial McGraw Hill, México, 1991. México, 2006.

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