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Entendiendo el sentido de la comunicación
La palabra comunicación deriva de comunicar que a su vez viene del latín “comunicare” que significa compartir. La comunicación es un proceso complejo que implica el intercambio de informaciones, datos, ideas, opiniones, experiencias, actitudes y sentimientos.
La comunicación no se agota en la trasmisión de una información, ni siquiera con la certeza de que dicha información ha llegado fielmente a su destinatario, sino que va mucho más allá. Según P. Senge autor de La Quinta Disciplina, cada individuo tiene una perspectiva, un modo de mirar la realidad. El punto de vista de cada persona constituye una perspectiva única de una realidad más amplia, “si yo puedo mirar a través de tu perspectiva y tú de la mía, veríamos algo que no habríamos visto a solas”. Por lo tanto la comunicación consiste, en última instancia, en trascender de la compresión de un sólo individuo.
La comunicación en la empresa
No siempre se ha reconocido la importancia de la comunicación, ya que antes ésta se desarrollaba básicamente de dos formas diferentes:
1.- Comunicación espontánea y natural que, generalmente, se limitaba al intercambio de información y opiniones o puntos de vista entre compañeros, y los inevitables rumores.
2.- Una comunicación burocrática que consistía en la trasmisión de órdenes o instrucciones de trabajo, orales o por escrito: notificaciones laborales que utilizaban como medios: los partes de trabajo, los comunicados oficiales, las circulares, aviso, etc., y como canales: el correo, el tablón de anuncios y en algunas empresas los boletines informativos y las revistas internas.
Recientemente, se ha descubierto la importancia de la Comunicación Interna al considerarla como instrumento de gestión de los Recursos Humanos; pero en realidad, su planteamiento siempre ha sido muy mecanicista e inconsistente. La comunicación interna ha actuado al servicio de la empresa, intentando crear estados de opinión irreales y a la vez interesados, lejos de la realidad cotidiana, tendientes a favorecer una sola perspectiva: la de la empresa.
Si una empresa fuera concebida como una red de contactos, de intercambio de información, en la que no hubiera directivos ni trabajadores, sino empresarios; en la que el peso de la responsabilidad y de la autonomía pasara de la dirección al personal de primera línea, al personal de contacto, que se enfrenta al problema y lo resuelve; la comunicación tomaría una importancia decisiva.
En este contexto, la función de la comunicación no es convencer a nadie de nada, sino facilitar que afloren diversos enfoques o puntos de vista de una misma realidad, de forma que posibilite el reencuadre de una sola visión.
Trascendiendo la comunicación
En este sentido se entiende que hoy en día la comunicación debe trascender dentro de la empresa y tomar un papel estratégico en ésta. La comunicación en la empresa es un factor integrador que mantiene unidos a los distintos elementos componentes de la organización. Las organizaciones pertenecen al tipo de sistemas abiertos, ya que funcionan y desarrollan su actividad en permanente interacción con su entorno, del que reciben estímulos y condicionamientos, y sobre el que influyen. En algunos de los textos de la evolución de la empresa como organización, Wendell afirma que para que una organización pueda considerarse un sistema, debe adoptar una estructura que posibilite la comunicación entre sus elementos y con el entorno.
Debido a la evolución social y al aumento del nivel cultural de los trabajadores, el orden y mando ya no funciona. Por consiguiente, para que los trabajadores aporten su colaboración y esfuerzo a la consecución de los objetivos de la empresa, quieren saber cuáles son esos objetivos y quieren conocer también cuál es la realidad de la empresa, su posicionamiento en el mercado, sus proyectos de futuro y en definitiva su viabilidad. Quieren compartir, quieren cooperar.
La Intracomunicación
Parte de este nuevo enfoque de la comunicación es a lo que hoy se le llama Intracomunicación, si la comunicación interna la consideramos como un proceso intrínseco de las organizaciones, como un fluir espontáneo de las relaciones de una organización, podremos decir que la Intracomounicación es el proceso estratégico de gestión para conseguir que la comunicación interna sea más efectiva para todos los elementos involucrados en ella.
¡Manos a la obra!, las herramientas de la comunicación
Las herramientas de comunicación interna son de más conocidas y se recomienda implementarlas a partir de la problemática detectada en la organización. Sin embargo, con relación al enfoque anteriormente descrito nos centraremos en describir una herramienta implementada ya en otros países como España y que van, más allá de la comunicación interna.
Sistemas de reconocimiento: el valor de las ideas
Los clientes o los proveedores en las reuniones, las publicaciones especializadas y los medios de comunicación, pasando por las autoevaluaciones de la Dirección de la propia organización, suelen ser la fuente del conocimiento de una empresa y de donde obtienen información, Sin embargo, no debemos dejar atrás la fuente de información más importante para la empresa: sus propios empleados y colaboradores. Dado que el personal de la empresa es el eje de todo sistema empresarial al que afectan múltiples subsistemas que lo componen, son de vital importancia las aportaciones, sugerencias e ideas que realizan los empleados o colaboradores, deben analizarse y estudiarse con especial atención puesto que, por un lado, parten de un conocimiento privilegiado de la organización y, por otro, demuestran un especial interés e implicación por parte del profesional con la organización.
“Con el fin de potenciar y sacar a la luz todo este conocimiento e ideas que existen en la propia compañía, muchas empresas han optado por implantar un Sistema de Reconocimiento, mediante el cual se retribuya a aquellos empleados que aporten ideas a la organización que supongan algún tipo de incremento del resultado del negocio. Se trata de un mecanismo de comunicación ascendente que incentiva la aportación de propuestas desde los colaboradores a la organización, fomentando, por un lado, el reconocimiento y recompensa económica a los autores de aquellas ideas que tengan un impacto positivo en el negocio y, por otro lado, el conocimiento de la organización entre los empleados. Algunos requisitos que se deben de cubrir para la implementación de un sistema de ideas remuneradas son: Flexibilidad, Objetividad, Resultados Tangibles, Comunicación y Motivación”. (Empresa Mercer, líder mundial en el área de Recursos Humanos y en los productos y servicios financieros relacionados)
Ganar-Ganar
La implantación de un Sistema de Reconocimiento Remunerado es una vía de conocimiento de la empresa para con sus empleados que les ofrece un vistazo interno a las ideas, dudas y sugerencias de sus empleados sin el filtro de la propia estructura jerárquica de la organización. Esta herramienta refuerza el principio de una empresa como sistema, en la cual el centro de ésta, es el factor humano, quien responde continuamente a demandas tanto internas como externas. Igualmente se vuelve parte del compromiso y la identificación entre empleado y empresa. El sistema de reconocimiento responde a la premisa ganar- ganar con beneficios evidentes para ambas partes y como parte de las prácticas de comunicación interna e incentivos de una empresa. Finalmente, para un director, seguramente las ideas de un empleado serán más útiles dentro de la organización que fuera de ella.
**Colaboración Especial de: Lic. Lucía Zamora, Licenciada en Relaciones Públicas por la Universidad del Valle de México, basada en el libro "Más allá de la comunicación interna" de Joan Elías y José Mascaráy por la editorial Gestión 2000, Barcelona; 1998 y en el sitio http://www.mercer.es/referencecontent; México 2007.
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