Media Training: ¿Voceros al Paredón?

Evitar un acoso por parte de un medio de comunicación en el transcurso de una entrevista es imposible. Prevenirlo, no. Hablar de temas sensibles o confidenciales de una empresa no es para cualquier empleado. Cada empresa debe de tener un representante que sepa manejarse en una crisis, para evitar dar una imagen no deseada a la audiencia.

Hoy en día podemos ver que los medios de comunicación, son más críticos en el momento de una entrevista, ya que la audiencia está cada vez más atenta no sólo al papel de las empresas en el mercado o industria en el que se desempeñan, sino también en temas de importancia como medio ambiente y responsabilidad social. La información de una empresa es valiosa, especialmente cuando se habla de temas sensibles de la misma, por lo que se debe de manejar con cuidado y con los voceros adecuados, pues cualquier información mal manejada puede dañar a la imagen de la organización.

Cada organización debe elegir cuidadosamente a su vocero. Aunque este papel, regularmente lo toma un miembro del departamento de Relaciones Públicas, es recomendable que un ejecutivo de alto rango se haga cargo de este rol, ya que el vocero es la representación de la imagen de la empresa ante la audiencia. Por esto, se le debe dar un entrenamiento adecuado para que sepa manejarse en una entrevista y más que responder a todo tipo de preguntas, comunicar un mensaje.

El Media Training o Entrenamiento en Medios de Comunicación, es una táctica muy útil para que los voceros tengan control en estas situaciones de crisis, ya sea en una entrevista programada o no. Este entrenamiento le permite al vocero comunicar de una manera efectiva un mensaje a través de un conjunto de técnicas y consejos dentro de la comunicación verbal y la no verbal, que lo ayudan a manejar todo tipo de entrevistas.

Dentro de las técnicas que se manejan en el plano de la comunicación verbal se encuentran las siguientes recomendaciones:

• Conocer bien el área y los temas a tratar.
• Utilizar la técnica del puente, que consiste en convertir una pregunta negativa en la transmisión de un mensaje.
• Procurar no dar respuestas o tomar decisiones bajo presión ante un medio, con el fin de evitar malentendidos. Es mejor comprometerse a proporcionar datos más adelante, cuando no se tiene la información.
• Nunca usar la frase: “Sin Comentarios”. Es mejor responder con frases como: “No tengo la información completa en este momento”, “Me gustaría dejar ese tema para los expertos” o “No creo calificar para responder a esa pregunta”
• Tener siempre en mente los tres puntos importantes o el mensaje que se desea transmitir.
• Los consultores recomiendan que los voceros realicen, previo a la entrevista, una lista en la que se encuentren los puntos que deben ser remarcados y distribuirlos de acuerdo a la prioridad. Una vez hecha esa lista, es conveniente revisarla, resumirla y memorizarla.
• Trabajar bajo la premisa: Saber mucho, memorizar poco, relajarse.
• Los consultores recomiendan que se trate al periodista y/o a los invitados (en el caso de que se trate de un panel) con dignidad y cortesía sin importar cómo se comporten. Procurar no interrumpir o contribuir a un comportamiento disruptivo.
• Practicar una y otra vez las posibles preguntas y respuestas, si es posible con otra persona.
• Concentrarse en lo que se pregunta y en lo qué se transmite.
• Dar respuestas concretas y claras.
• Usar un tono de voz correcto, que transmita confianza, seguridad y autoridad.
• No levantar la voz y si es interrumpido, levantar ligeramente el tono de voz y después normalizarla para evitar interrupciones más adelante.

Las técnicas que se recomiendan dentro del plano de la comunicación no verbal, son las siguientes:

• Mostrar seguridad. Controlar el nerviosismo para transmitir confianza.
• Evitar toser o hacer movimientos bruscos.
• Evitar hacer gestos que demuestren sorpresa, confusión, nulo conocimiento o dificultad de manejar un tema en específico.
• Vestir de acuerdo a la imagen que se desea dar, si es un ejecutivo, vestir formal sin usar colores muy contrastantes como blanco y negro, sino usar colores neutrales.

Aunque por lo regular la comunicación no verbal se trabaja para entrevistas con video, también se recomienda aplicarlo aún cuando no haya una cámara alrededor, pues el periodista es el receptor.

En el Media Training se deben llevar a cabo análisis de escenarios de crisis probables durante una entrevista y desarrollar sus posibles soluciones. En este tipo de análisis se dan a conocer por ejemplo los trucos que puede usar un periodista, para cambiar el rumbo de la entrevista, contradecir o comprometer a un vocero y por ende, a la empresa.

Los medios de comunicación no son enemigos, son una excelente herramienta para darle una imagen, reconocimiento y prestigio a una empresa. Sin embargo, se debe saber cómo colaborar adecuadamente con ellos, por lo que la imagen de un vocero, su desempeño en las entrevistas, la seguridad y confianza que refleja, son la clave para darle a la audiencia una imagen positiva.

No hay lugar para la improvisación durante una entrevista, un entrenamiento adecuado en medios de comunicación puede hacer una enorme diferencia y evitar que los voceros terminen en el paredón.

**Colaboración Especial de: Diana García Ordóñez, Licenciada en Ciencias de la Comunicación por el ITESM Campus Estado de México, basada en el artículo “Estrategias de Comunicación. Cómo manejar una crisis.” de Federico Baraldo; en el artículo “Media Training: ¿Está preparado para ser entrevistado por un medio de comunicación?” de Adriana Guerrero Esparza; en el artículo “Media Training, Enfrente con Éxito a la Prensa” de Javier Maza y en el libro” Dealing Effectively with the Media” de John Wade, Menlo Park, California, 1992; México, 2008.

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