Recomendaciones para Presentaciones y Citas de Negocios Exitosas

1. La empatía con el cliente

La empatía es entrar al mundo de otra persona, viajar por el mismo camino y hacerle saber que la entendemos, y al mismo tiempo sentirnos entendidos por ella.

Poder relacionarnos emotivamente es muy importante, ya que tener éxito en nuestras relaciones de trabajo o sociales es una consecuencia directa de la empatía que logremos crear. No importa quién sea usted, ni qué tan maravilloso sea el producto o el servicio que ofrece. Si no es capaz de compenetrarse, de conectarse con los demás, de nada le sirve. La empatía en las relaciones públicas, son como la gasolina del automóvil que lo hace caminar.

En el trabajo y en las ventas esto también influye muchísimo. ¿Cuántas veces no hemos dejado de comprar un producto que deseamos o que necesitamos por falta de empatía con el vendedor? ¿Cuántos negocios se dejan de hacer por no tener esa habilidad? Simplemente, si no hay empatía no hay venta.

Existen tres formas muy sencillas de crear empatía:

1. Espejeo corporal. Al ofrecer a alguien un espejo de su comportamiento, le enviamos el mensaje "mira, soy como tú", lo cual le proporciona un sentimiento de bienestar, de empatía, ya que a todos nos gusta vernos a nosotros mismos.
2. Espejeo de la voz. Otra forma es espejear el tono, el ritmo y la velocidad de la voz de la otra persona. Generalmente, todos hablamos a la misma velocidad que nos gusta escuchar. Si un cliente llega hablando rápidamente y uno le contesta con mucha lentitud, con toda seguridad no se va a sentir identificado y se va a desesperar; lo mismo sucedería si él hablara en forma reflexiva y lenta y uno le contesta rápidamente.
3. . Espejeo de la respiración. La tercera forma es observar la profundidad, la frecuencia y la amplitud de la respiración de la otra persona e imitarla.

Estas tres clases de espejeo: corporal, de la voz y de la respiración, son sólo algunas de las maneras que existen de crear empatía con los demás, y de reflejar a la persona que tenemos enfrente lo que está sintiendo por medio de la voz, de las palabras, del lenguaje corporal, con el fin de que se sienta muy bien al estar con nosotros, que al fin y al cabo es algo que todos buscamos.

2. La imagen de la empresa

Una empresa nunca tiene una segunda oportunidad de causar una buena impresión (valga la modificación del cliché). Lo más valioso que una empresa puede tener, no importa si ésta es una microempresa o una multinacional, lo que más debe cuidar, es su imagen, ya que es vital para subsistir en este mundo de competencia. La imagen se construye poco a poco y se puede destruir en un segundo.

Lo frágil de una imagen. Una vez que en la mente de un cliente se instala una mala imagen de la empresa, esto es grave, ya que rescatarla será muy difícil o imposible de lograr. Los estudios han demostrado que cuando usted está satisfecho con un producto o servicio, usted se lo va a contar a un promedio de ocho personas, y si usted está insatisfecho se lo va a platicar a un promedio de veintidós personas, que a su vez se lo van a platicar a ocho cada una, así que 22 x 8 nos da 176 personas que ya tienen en su mente una mala imagen de su empresa.

Lo más importante: la gente. Es precisamente con el personal donde se ve la diferencia entre una empresa y otra. Todas pueden ofrecer la misma calidad de servicios o productos, pero si todos los que trabajan en esa empresa están capacitados, por ende, tienen una mejor actitud de servicio y además están perfectamente bien presentados, es ahí donde está la ventaja competitiva, donde se encuentra el valor agregado. Hay que recordar: es un activo.

3. ¿Cómo causar una excelente impresión en una carta comercial o de negocios?

• El mensaje debe ser breve (¿quién cuenta con tiempo para leer una carta interminable en un día de trabajo?).
• Los párrafos no deben tener más de seis o siete renglones, para facilitar la lectura.
• Use el formato de dejar "sangría" al empezar los párrafos, está comprobado que invita al lector a "entrar" a la lectura.
• Lenguaje sencillo, palabras cortas y claras. Lo rimbombante disminuye una mejor impresión.
• Siempre oriente el primer párrafo hacia el destinatario; el segundo es el que debe hablar de lo que usted quiere, busca, realice o quiere; y el tercero debe expresar la acción que quiere que se tome.

4.¿Qué hacer en una cita importante?

¿Qué tal cuando llevamos mucho tiempo y varias llamadas telefónicas buscando una cita importante? Un buen día, por fin, la obtenemos. No podemos fallar en nada, debemos convencer, vender, vendernos. La primera impresión es fundamental, ese primer encuentro es significativo para el futuro de nuestras relaciones. Esos minutos que nos están concediendo para presentar nuestras ideas o nuestro producto valen oro. ¿Qué hacer?

• Preparemos el encuentro, averigüemos algo sobre la persona que vamos a ver, la persona se sentirá impresionado si le decimos algo así como: "Sé que eres un gran aficionado al golf" o "No olvidaré que ganaste el premio de la mejor empresa innovadora de software en este año".
• Hay que vestirse de acuerdo al cliente, empresa o trabajo que nos proponemos alcanzar. Sin embargo, nuestra ropa no es la que debe llamar la atención, sólo debemos vernos muy profesionales y confiables. Vaya impecable y perfectamente bien peinado y con el pelo bien cortado.
• Llegue por lo menos 10 minutos antes.
• Preséntese con la recepcionista o secretaria entregándole su tarjeta de presentación impecable. No olvidemos ser siempre muy amables con ellas, ya que ellas son siempre la llave para pasar más o menos rápido al lugar, o para tener contacto con el directivo.
• No fumemos, siempre crea controversia.
• Mientras esperamos, hacer un mapa mental de nuestras ideas y visualizar mentalmente el encuentro.
• Durante la conversación y al saludar tengamos un franco contacto visual, graduándolo a lo largo de la conversación.
• Hay que llamar a nuestro interlocutor por su nombre, más de una vez. No hay sonido más dulce que escuchar nuestro nombre.
• Mencione el tiempo que va a durar nuestra cita y cúmplalo.
• Sonreír y asentir con la cabeza son los mensajes clave no verbales más poderosos en la aceptación social.
• Al término de una junta, agradezca el tiempo que se le dio. Y al día siguiente, envíe una carta de seguimiento, o si prefiere, llame por teléfono.

Imagen, mensajes no verbales, claves sobre quiénes somos y qué hemos logrado obtener; vestimenta, actitudes, tono de voz, arreglo, buenos modales. Todos son un gran conjunto de signos reveladores de nuestra personalidad y nuestra vida. Todo este mundo de mensajes clave nos sirven para poder comunicar con alto impacto lo más importante que un ser humano desea dar a conocer: su yo. Todas y cada una son fundamentales para el ejecutivo en ascenso que desea manejar con soltura y confianza el lenguaje de los grandes triunfadores.

**Colaboración Especial de: Liliana Ávalos Paco, Licenciada en Ciencias de la Comunicación por la Universidad del Valle de México con especialización en Medios; basada en: La Imagen del Éxito, Germán Dehesa y Gaby Vargas de González Carbonell; Ed. McGraw-Hill..Pág. 119-137. México; 2005.

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