No está de más comentar la necesidad fundamental de las organizaciones por mejorar continuamente sus procesos internos para ser cada vez más competitivas en una industria feroz, donde quien no cambia desaparece. Día a día, nuevas empresas están dispuestas y tienen la capacidad de brindar más valor al cliente a un precio igual y en muchos casos menor que el propuesto por nuestras empresas. A esto le agregamos la competencia desleal originada por productos ilegales disponibles para la compra a precios muy atractivos para el consumidor.

Para mantener nuestras empresas debemos buscar la eficiencia organizacional, pero eso no está en discusión para ningún gerente o funcionario, el problema a discutir es: ¿Cómo hacerlo?, ¿Por dónde empezar?, ya que establecer qué paso es el primero a seguir no es para nada sencillo, ni algo que se pueda tomar a la ligera con decisiones subjetivas. Varias organizaciones han iniciado procesos de implementación de sistemas de gestión de calidad, el uso del 6 Sigma, aplicación de la metodología de las 5S, entre otros; pero lastimosamente no han tenido el éxito esperado y publicitado previa implementación al ser piezas de un rompecabezas colocadas en el lugar erróneo. Todo proceso, cambio o mejora debe formar parte de una alineación general del sistema organizacional que se enfoque en los factores clave de éxito de la empresa e industria para que dé los frutos esperados.

Para hacer que su organización sea eficiente primero concentre sus esfuerzos en analizar qué es lo que realmente la hace funcionar como empresa. Desde esta comprensión (realmente pocas empresas, por difícil de creer que parezca, no lo saben realmente) se puede diseñar una estrategia que tome en cuenta a la organización como un todo y perfeccionar el proceso de realización del producto o servicio que permita satisfacer y superar las expectativas del cliente de forma rentable. No sirve de mucho tener un proceso de producción competitivo a nivel mundial, si nuestro proceso de comercialización, marketing, distribución, investigación y desarrollo, entre otras, no están al mismo nivel porque seremos una organización no eficiente y por lo tanto, no competitiva.

En las organizaciones que buscan ser eficientes (como se mencionó, para ser competitivas) todas las áreas y funciones deben trabajar en conjunto concentrándose en los elementos que contribuyen más  al éxito.

Otro aspecto a tomar en cuenta en la búsqueda de la eficiencia organizacional es la cultura y compromiso de los integrantes de la empresa. Las organizaciones son tan fuertes, sólidas y ágiles como sus integrantes. Del nivel de motivación de cada uno de ellos estarán ligados las relaciones internas y clima laboral. Los canales de comunicación adecuados, las características de educación y capacitación que se les dé, son factores que tendrán impacto directo sobre la eficiencia organizacional.

Creando la Organización Eficiente

Lo primero que debe hacer es determinar dónde se encuentra ahora. Ninguna estrategia puede ser verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse) y un estado final (después de aplicarse) para comparar los cambios. Luego determine a dónde quiere llegar para tener un rumbo definido.

Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe tomar decisiones en base a información real y no ante subjetividades.

Toda organización que busque la optimización de sus procesos debe trabajar con un enfoque basado en el cliente donde se analicen los usos que da y las expectativas que tiene, y no en base a lo que nosotros creemos que el cliente hará o espera del producto.

Analice. Los problemas continuos de una organización no se presentan porque los funcionarios estén dispuestos a equivocarse, más bien se dan por una pobre comunicación interna, por falta de coordinación y por procesos mal diseñados y planificados. Determine los factores críticos de sus canales de comunicación y de sus procesos, analice porque son críticos y cómo se puede mejorar el proceso para que aumente la probabilidad de satisfacción del cliente interno o externo.

Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas rígidas, no tenga como muchas empresas, reglas rígidas de cumplimiento flexible, más bien establezca normas y reglas flexibles de cumplimiento rígido, obtendrá mejores resultados. Asegúrese de que se establezca en cada una de las áreas y procesos de su organización.

Diseñe programas de capacitación que se basen en los resultados del análisis de las expectativas y necesidades del cliente acerca del producto o servicio que oferta. Evalué el aprovechamiento de esa capacitación, de forma práctica y teórica. Recuerde que capacitación no aplicada es una inversión tirada al agua. Haga conocer a sus funcionarios los resultados de esas capacitaciones para que sean conscientes de su nivel de aprovechamiento.

Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso para con la mejora continua, pero sobre todo empiece con usted mismo. Es muy diferente decir que está comprometido, que trabajar demostrando ese compromiso en las actividades diarias.

A partir del logro de los puntos anteriores, usted puede iniciar la implementación de herramientas de gestión como: sistemas de calidad, 6 sigma y otros, siempre en coordinación y articulación con su plan estratégico, con mayor probabilidad de éxito.

**Colaboración especial de: Msc. Marcelo Vásquez Lema, Ingeniero Comercial y Gerente Nacional de Calidad. Santa Cruz-Bolivia, 2008.

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